Ne volim duge i besmislene poslovne sastanke. Zapravo mislim da ih retko ko voli, ne računajući one kojima su oni pozornica za demonstraciju moći, lečenje kompleksa i jedino mesto gde mogu pričati a da njihova nestručnost ne dolazi do izražaja u neposrednoj praksi, jer – na takvim sastancima možete planirati koliko god hoćete, a da pritom znate da ništa od toga nećete realizovati u budućnosti. Međutim, ako se organizuju i vode onako kako treba, sastanci predstavljaju vrlo važan segment funkcionisanja svake korporacije, te je od velikog značaja ako promišljeno i kvalitetno upravljate njima, ako se to od vas očekuje ili ako ste u mogućnosti da to činite.
Sastanak treba da bude unapred pripremljen, tematski jasno i precizno definisan, i vremenski ograničen. Za uspešnu koordinaciju potrebno je nekoliko ključnih koraka.
Sastavite tim koji će činiti ljudi sličnih pozicija, iskustava i ovlašćenja. Ukoliko u timu imate i asistenta i vice presidenta, nešto nije postavljeno kako treba.
Napravite agendu. Jednom sam dobila agendu za internacionalni sastanak, koja je imala samo satnicu za kafe-pauzu. Teme je trebalo osmisliti i uklopiti u timeline. Uvek se zapitajte koji je cilj sastanka. Da li neko možda ima skrivenu agendu? Da li rešavate problem ili ga pravite?
Dođite pripremljeni. Pre sastanka, unapred, prikupite sve neophodne materijale i tražite od drugih da učine isto u svojim oblastima i sferama odgovornosti. Tako ćete na sastanku proći statuse i diskutovati o eventualnim nesporazumima, a zatim lako odrediti rok i delegirati sve što treba dodatno proveriti za sledeći sastanak.
Budite moderator koji će voditi sastanak i upravljati ljudima. Zaustavljajte beskorisne rasprave i razvodnjavanje priče. Budite fokusirani i efikasni. Sačuvajte deo sebe za privatne trenutke i hobi. Na sastancima će uvek biti provokacija, ljudi će pokušavati da vas podrivaju, da vas napadaju, samo da bi pokazali svoju moć, ili prikrili svoje neznanje (što je često povezano). Trudite se da se uvek uzdignete iznad svega toga, ako je to moguće (jer nekad nije).
Ne potcenjujte beleške. Često se dešava da neko „zaboravi“ ili pogrešno protumači ono što je rečeno. Zato uvek nađite vremena da zabeležite siže, osnovne i bitne ideje, pitanja i glavne zaključke sa sastanka. Pažljivo birajte kome i kada ćete ih prezentovati. Dešava se da „bacate bisere pred svinje“, koje ili niko ne razume ili ih neko može prisvojiti kao da su njegovi. Zato – oprezno.
Budite proaktivni. Trudite se da uvek dajete predloge u formi prezentacije, u kojoj ćete sve detaljno objasniti. Pri tom, stil neka bude „proof for dummies“, odnosno da vas može razumeti i neko ko nema nikakvog znanja iz vaše oblasti. Opišite situaciju – problem, prikažite opcije konkretnog slučaja i ponudite koncizne, zasnovane na činjenicama predloge, uz predstavljene predviđene rizike. Na taj način prikazujete sebe kao profesionalca koji sagledava širu sliku, koji je analitičan i proaktivan. Uvek navedite svoju preporuku – to pokazuje da posedujete sposobnost donošenja odluka i samostalnost.
Strukturiranost je veoma važna – ono što pričate i radite treba da bude predstavljeno u formi koja je jasna, nedvosmislena, razumljiva svima, logički povezana i vodi ka zaključku. To podrazumeva ličnu organizovanost i transparentnost u radu. Model koji preporučujem je praćenje projekata, aktivnosti i odgovornosti u check listama, i redovno ažuriranje na nedeljnom nivou. Follow up sa tabelama i jasnim zaduženjima se zatim šalje svim učesnicima u timu i izbegava se bespotrebno trošenje energije i nastajanje konflikata. Poenta je u tome da se svaki posao završi što pre, uz minimum napora. Za svaki problem postoji rešenje.
Usaglasite se sa timom i prihvatajte predloge ukoliko procenite da su svrsishodni. Ako želite da vaš predlog bude prihvaćen, morate ga prodati unapred „pre-sell“. To podrazumeva da ga pošaljete, pojedinačno, svim relevantnim „decision makerima“, i tražite feedback. Ukoliko ima oponenata, oni će tražiti izmene koje je bolje inkorporirati pre sastanka i finalnog odobrenja. Ovo spada u domen blagog lobiranja, ali i pokazivanja poštovanja prema svim senior članovima tima koji odlučuju. Usaglašavanje sa timom i nadređenima je pravi put za pozitivnu odluku.
Ukoliko se držite ovih predloga, na putu ste da se sastanak ne pretvori u lošu pozorišnu predstavu. Kažem – na putu ste – jer to što ste vi dobro organizovani i voljni da od sastanka izvučete maksimum ne znači da uvek neće biti onih koji će vas u tome aktivno sprečavati. Vođenje sastanaka je teško i neizvesno, ali vaša dužnost je da date sve od sebe da ne bude tako.
Pravi put je najkraći put. Kvalitet i vredan rad su uvek na ceni u kompanijama koje se u poslovanju rukovode etikom: „It is not employee who matter, it’s the output of the employees that matters.“
Autor: Dobra Odlučić