Ideja da se ljudi organizuju u timove, kako bi stvorili proizvod ili pružili uslugu, deluje prilično jednostavno. Šta se u praksi desi, što čini realizaciju ove ideje komplikovanom?
Ja lično, uvek dobijem nalet entuzijazma i energije kada počinjem novi posao ili novi projekat. U početku, sve deluje impresivno i imam bezbroj ideja, koje jedva čekam da primenim. Naravno, ništa ne možete sami da uradite i neophodno je da imate podršku tima. A pošto tim čine različiti ljudi, za uspešno upravljanje (i timom i projektom), potrebno je adekvatno prilagođavanje. Moram priznati da nisam uvek pronalazila pravi način i da sam ponekad grešila, ali uvek sam želela da se menjam i da učim.
Kada pričam o međuljudskim odnosima, često citiram Mešu Selimovića i životnu istinu: „Teško će se sporazumeti dva čoveka koji misle različito. Lako će se sporazumeti dva čoveka koji misle“. Dodala bih – uz uslov da je jedna osoba slobodna da iznese svoje mišljenje, bez straha od negativnih posledica; a da je druga osoba dovoljno otvorena za razmatranje i prihvatanje tuđeg mišljenja.
Šta se dogodi i zašto „dream“ tim, postaje disfunkcionalan?
U medijima često vidimo promociju uspešnih timova, a zatim se, posle nekog vremena, taj tim raspadne. To važi ne samo za poslovne timove, već i za sve ostale – muzičke, sportske, prijateljske. Poznati autor Patrik Lencioni je identifikovao pet disfunkcija tima i prikazao je u formi piramide:
1.) Odsustvo poverenja je osnova lošeg funkcionisanja svakog tima. Nepoverenje se može pojaviti u bilo kojoj organizaciji, u bilo koje vreme. Ono što zabrinjava je trend pada poverenja, prema globalnom istraživanju Edelmans Trust Barometar-a jer više od 63% ispitanika u 2022. godini, smatra da poslovni lideri, namerno dovode u zabludu ljude.
2.) Strah od sukoba nastaje usled nedostatka poverenja i zato što se pretpostavlja loša namera druge strane. Na sastancima se vešto zaobilaze kontroverzne teme i prećutkuju sve sporne situacije i greške koje bi mogle izazvati sukob. U takvom okruženju, zaposleni više brinu o korporativnoj politici i kako da zaštite svoje pozicije, nego kako da reše poslovni problem.
3.) Nedostatak posvećenosti je izražen kada timovi izbegavaju sukobe, odustaju od konstruktivne razmene ideja i ulaze u fazu nezainteresovanosti. Prema istraživanju instituta Gallup „State of Global Workplace 2022“, samo 21% zaposlenih je angažovano „engaged“ na poslu, jer se ne osećaju dovoljno cenjeno. Posao se tada „odrađuje“ i izvršava po instrukcijama nadređenog.
4.) Izbegavanje odgovornosti je karakteristično za zaposlene koji ne vide smisao svog rada, nisu motivisani i onda se kreću linijom manjeg otpora, povlače se i čuvaju svoju poziciju tako što se trude da prebace odgovornost na druge članove tima. Tako se ceo proces rada usporava i smanjuje se produktivnost.
5.) Izostanak fokusa na rezultate se javlja kada timovi nemaju jasnu viziju zajedničkog cilja, gube fokus, te se ne mogu postaviti pravi prioriteti. Tada, članovi tima stagniraju, postaju rasejani, frustrirani i okrenuti sebi. Stvaraju se „silosi“ po sektorima i smanjuje se međusektorska komunikacija, a transparentnost postaje selektivna. Kao opravdanje za neostvarene rezultate se smišljaju izgovori ili se optužuju drugi sektori.
Kako popraviti i izgraditi poverenje?
Agilne organizacije funkcionišu upravo na premisi poverenja. Dobri primeri iz prakse pokazuju da se timovi najbolje samo-organizuju, u uslovima kada se podstiče kultura otvorene komunikacije, učenja iz grešaka, razumevanje, poštovanje različitosti i pružanje pomoći svim članova tima.
Agilni lideri koriste proverene alate za unapređenje međuljudskih odnosa, koje možete i vi primeniti:
- Za upoznavanje članova tima, koriste se „personalne mape“. To je jednostavan, ali vrlo efektan alat: ako na listu papira svaki član tima upiše osnovne informacije o sebi (odakle je; šta je po obrazovanju; gde radi; koji hobi ima; koji su mu životni ciljevi i vrednosti…) sigurno će pronaći neku dodirnu tačku i sličnost sa drugim članom, koja će ih povezati i olakšati dalju komunikaciju.
- Za jačanje poverenja, neophodno je da pokažete da ste, iako lider / menadžer, samo čovek, koji može da pogreši i koji ne zna sve. Samim ovim priznanjem i obelodanjivanjem istine, postajete „humaniji“ i bliži zaposlenima sa kojima ste podelili ove informacije.
- Agilnim timovima je svojstvena razmena mišljenja i uključivanje svih članova tima, kako bi se došlo do najbolje odluke. Zato je neophodno podsticati debatu i razmatranje predloga svih članova tima, a ne samo najglasnijih i najubedljivijih. Kako bi se izbegla dominacija pojedinaca, možete koristiti tabelu sa zapisivanjem predloga, da bi se obezbedila ravnopravnost u davanju ideja.
- Za podizanje nivoa posvećenosti, neophodno je da se jasno objasni vizija „šira slika“, odnosno zašto se nešto radi. Postavljanjem zajedničkog cija, izbegava se stvaranje silosa, a pomaže se u razumevanju doprinosa i međuzavisnosti svih funkcija.
- Zatim, pošto je timu potreban fokus, glavni, veliki cilj treba raščlaniti na manje delove, i definisati odgovornosti. Agilni timovi koriste matricu odgovornosti koju zajedno postavljaju, za sve zadatke. Onda se kontinuirano usaglašavaju, međusobno pomažu i rešavaju izazove, na kratim, ali čestim sastancima.
- Tajna produktivnosti sastanaka agilnih timova je da moraju da reše sve nejasnoće i nesuglasice u timu, zajedno i transparentno. Svaki član tima treba da se oseća slobodno i sigurno da iznese svoje mišljenje, pitanje ili neslaganje, kako bi na kraju sastanka kreirali kvalitetan zaključak sa konkretnim akcionim merama, rokovima i odgovornostima. Naravno, davanje ovlašćenja uz dodeljivanje odgovornosti je condicio sine qua non (uslov bez kojeg se ne može).
Na kraju, bitno je da se isporuči prava vrednost tj. kvalitetan rezultat rada celog tima, ali da pri tom, zaposleni ostanu zadovoljni. Great Retention je novi cilj organizacija, a to se postiže agilnim pristupom i obezbeđenjem sigurnog i podsticajnog okruženja, kreiranog od strane lidera / menadžera kome zaposleni veruju.
Autor: Nataša Predić